Introduction

La société HALGANT Education & Technology s’engage à protéger la vie privée et les données personnelles de toutes les personnes dont elle traite les informations, qu’il s’agisse de stagiaires, clients, partenaires, employés, internautes, prospects, et plus généralement toute personne avec laquelle la société HALGANT Education & Technology entre en contact dans le cadre de ses activités professionnelles et pour laquelle elle propose de réaliser des actions de formation professionnelle continue, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Cette politique de protection des données explique comment nous collectons, utilisons et protégeons vos informations personnelles, en assurant leur sécurité et leur confidentialité par tous les moyens à notre disposition.

I- Politique de Confidentialité de HALGANT Education & Technology

Dans le cadre de son activité d’organisme de formation professionnelle, HALGANT Education & Technology est amené à traiter des informations vous concernant, dont certaines sont de nature à vous identifier (données personnelles), par le biais de formulaires de contact, de documents d’ordre administratif ou contractuel, et de nos échanges par courriel, courrier ou téléphone.

Vos informations personnelles nous permettent notamment de traiter vos demandes, d’assurer nos prestations de formation et d’améliorer la qualité de nos services. Elles servent aussi à mieux vous connaître pour vous proposer des contenus et des formations personnalisées, adaptés à vos besoins.

HALGANT Education & Technology s’engage à ce que la collecte et le traitement de vos données soient conformes au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée.

Afin de garantir le meilleur niveau de protection de vos informations, cette politique de confidentialité vous informe de la manière dont nous recueillons et traitons vos données personnelles. Nous vous invitons à la lire attentivement. Nous nous réservons le droit de modifier cette charte de confidentialité à tout moment et vous encourageons donc à la consulter régulièrement. En cas de modification significative, nous vous en informerons par courriel ou par le biais d’un avertissement sur notre site internet.

De plus, HALGANT Education & Technology demande à ses sous-traitants, le cas échéant, de mettre en œuvre et de maintenir des mesures techniques et organisationnelles appropriées, afin que les traitements assumés par eux pour notre compte répondent également aux exigences du RGPD et garantissent à leur tour la protection des droits des personnes concernées.

II- Catégories de Données Personnelles Collectées par HALGANT Education & Technology

Dans le cadre de ses activités de formation professionnelle, HALGANT Education & Technology collecte et traite les catégories de données personnelles suivantes :

1. Données d’identification :
   • Nom, prénom, nom de jeune fille le cas échéant, civilité
   • Date et lieu de naissance
   • Adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone fixe et/ou mobile
2. Informations professionnelles :
   • Poste occupé, entreprise
   • Adresse de l’entreprise pour l’établissement de factures ou de prises en charge
3. Données de formation :
   • Inscriptions, évaluations, résultats
   • Suivi individuel durant le parcours de formation, échanges et transmissions d’informations entre l’équipe pédagogique (coordinateurs de formation et formateurs)
   • Besoins d’acquisition ou de renforcement des compétences dans divers domaines de formation
   • Informations concernant le financement de vos formations, facturation
   • Informations relatives au suivi administratif de votre parcours de formation, conformément aux réglementations spécifiques à votre secteur d’activité ou à votre branche professionnelle
4. Données d’usage liées à l’utilisation des services du site et des plateformes :
   • Adresse IP, système d’exploitation, activité sur le site
   • Ordre des pages visitées, contrôle de l’interface utilisateur
5. Données recueillies par le biais de notre plateforme de formation à distance :
   • Informations sur le déroulement des formations (planning, agenda, modifications de séances, transmissions de contenus pédagogiques)
   • Recommandations pédagogiques des formateurs et des coordinateurs de formation
   • Temps de connexion à la plateforme de formation pour suivre l’avancée des stagiaires
   • Messages, courriels, et alertes en lien avec le déroulement de la formation
   • Élaboration de statistiques de formation (taux de réussite, nombre de demandes d’information), conformément aux exigences de la certification QUALIOPI
   • Communication avec les stagiaires et réponse à leurs questions
6. Données relatives à un tiers :

Avant d’inscrire une tierce personne à l’une de nos formations, vous devez vous assurer que la personne concernée accepte que ses données personnelles nous soient communiquées.

7. Absence de collecte de données sensibles :

HALGANT Education & Technology ne collecte aucune donnée sensible (origine raciale ou ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, adhésion à un syndicat, données relatives à la santé ou à l’orientation sexuelle). Si de telles informations étaient communiquées, elles seraient supprimées.

Durant la collecte des données personnelles, vous serez informé du caractère facultatif ou obligatoire des données sollicitées (pour des raisons légales ou contractuelles) et des conséquences de leur non-fourniture sur les services proposés. Par exemple, l’absence de fourniture du nom de jeune fille peut empêcher l’édition d’un diplôme comportant cette mention.

Nous assurons la sécurité de vos données par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, et nous mettons à jour régulièrement notre plateforme Moodle. Nous demandons également à nos sous-traitants de respecter les mêmes exigences de sécurité et de confidentialité.

III. Personnes en Charge du Traitement des Données Personnelles chez HALGANT Education & Technology

1. Responsable des traitements :
   • Les données personnelles sont collectées et traitées par la société HALGANT Education & Technology, immatriculée sous le numéro 979 291 499 au R.C.S de Reims, dont le siège social est situé 8 rue Jules Méline 51430 Bezannes. La société HALGANT Education & Technology est représentée par TAPÉ Nicolas, Président de l’organisme.
   • Lorsque les données sont collectées dans le cadre de l’activité de formation, soit par l’intermédiaire de démarchages commerciaux, soit via les sites internet de la société, HALGANT Education & Technology agit en tant que responsable de traitement. À défaut, elle agit en tant que sous-traitant.
2. Rôle de la société HALGANT Education & Technology en matière de données hébergées sur ses plateformes pédagogiques :

Pour les différents traitements de données personnelles effectués via les plateformes pédagogiques utilisées pour des actions de formations professionnelles continues, lorsque l’activité est réalisée de façon indirecte, c’est-à-dire qu’un tiers sous-traite l’action de formation à HALGANT Education & Technology, cette dernière prend le rôle de sous-traitant du responsable de traitement. HALGANT Education & Technology héberge les données personnelles de ses clients dans le respect de la réglementation en vigueur, notamment l’article 28 du RGPD concernant la sous-traitance.

3. Hébergement, traitement et transmission des données personnelles :
   • Les données personnelles collectées sont communiquées aux fournisseurs et prestataires informatiques de HALGANT Education & Technology en matière d’hébergement et de gestion de ses sites internet et de ses plateformes pédagogiques. Toutes les données personnelles sont hébergées et sécurisées sur des serveurs situés en France, conformément aux réglementations en vigueur. Les prestataires, agissant en tant que sous-traitants pour le compte de HALGANT Education & Technology, fournissent des garanties suffisantes quant à la collecte, au traitement et à la protection des données personnelles qu’ils traitent.
   • HALGANT Education & Technology fait appel à des sous-traitants basés dans l’Union Européenne pour traiter les données strictement nécessaires à la réalisation des prestations qui leur sont confiées. Les sous-traitants avec lesquels nous collaborons incluent :
     • [Nom du sous-traitant] pour le site internet.
     • Mailchimp pour les opérations de mailing.
     • EDUNAO pour l’hébergement de notre plateforme e-learning.
     • Pro pour le suivi de la comptabilité.
   • Ces sous-traitants sont tenus de respecter le RGPD et les instructions de HALGANT Education & Technology en matière de protection des données personnelles, en mettant en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité et la confidentialité des données.
4. Destinataires internes et externes :
   • Les personnes susceptibles d’avoir accès à certaines de vos données personnelles incluent :
     • Les collaborateurs des services de formation, qui assurent le suivi de votre dossier administratif et pédagogique.
     • Les collaborateurs en charge de l’administratif et de la facturation.
     • Nos sous-traitants, qui assurent des prestations pour notre compte.
   • Tous les collaborateurs sont soumis à une clause de respect de la confidentialité des données personnelles et se conforment aux directives strictes du responsable des traitements chez HALGANT Education & Technology. La société s’engage à ne pas communiquer, transférer ou diffuser vos données personnelles à des tiers, sauf pour respecter une obligation légale ou réglementaire, exécuter votre contrat ou convention de formation, ou avec votre consentement explicite.

IV- Finalités et Fondements du Traitement des Données Personnelles par HALGANT Education & Technology

La société HALGANT Education & Technology collecte et traite les données personnelles strictement nécessaires à l’exercice de son activité d’organisme de formation professionnelle. Ces données sont collectées à différents stades de la relation entre HALGANT Education & Technology et la personne concernée, notamment :

• Lors de la prise de contact direct ou indirect (par mail, téléphone, courrier, via les formulaires présents sur les sites internet)
• Au moment de l’inscription à une formation
• Lors de la connexion à la plateforme de formation
• Lors de l’accès aux sites internet

Les données personnelles sont utilisées pour les finalités suivantes :

1. Gestion des demandes et des inscriptions :
   • Répondre aux demandes d’information des internautes, prospects ou clients (base légale : consentement)
   • Gérer les inscriptions aux formations et les participations (base légale : contrat ou convention de formation)
2. Suivi et amélioration des formations :
   • Assurer le suivi des cours, la participation aux activités pédagogiques et aux évaluations
   • Délivrer des attestations et/ou des certificats
   • Proposer, administrer et améliorer les cours
   • Suivre la fréquentation, la progression et l’achèvement des cours en ligne, et analyser les statistiques sur la performance des apprenants (base légale : intérêt légitime)
3. Obligations légales et réglementaires :
   • Respecter les obligations légales et réglementaires (base légale : obligations légales)
   • Défendre les droits en justice (base légale : intérêts légitimes)
4. Communication et prospection :

Informer les anciens clients et les prospects professionnels sur les actions de formation susceptibles de les intéresser (base légale : intérêt légitime)

5. Recherche et études statistiques :

Effectuer des travaux de recherche et réaliser des études statistiques après anonymisation (base légale : intérêt légitime)

6. Utilisation des cookies :

Analyser les usages de navigation sur les plateformes et les sites internet (base légale : consentement)

V- Durée de Conservation des Données

HALGANT Education & Technology conserve vos données personnelles pour une durée conforme aux dispositions légales ou proportionnelle aux finalités pour lesquelles elles ont été enregistrées. Voici les principales durées de conservation applicables :

1. Relation de nature contractuelle (client/stagiaire) :

Dix (10) ans après la fin du contrat ou le dernier contact, sauf si une durée réglementaire supérieure s’applique (par exemple, pour les demandes de duplicata de certificat ou attestation de formation, duplicata de factures, vérifications administratives des institutions publiques, des organismes financeurs de formation professionnelle, de la DREETS, ou du certificateur qualité QUALIOPI).

2. Vous n’avez jamais été client :

Un (1) an après le dernier contact téléphonique ou par mail.

3. Général :

Les données sont conservées pour la durée nécessaire à la fourniture des services souscrits, en prenant en compte les critères suivants :

• La nature et la finalité des traitements en question
• Les catégories des données traitées
• Les délais de prescription applicables
• Les dispositions contractuelles applicables
• Les normes de l’industrie
• Les recommandations de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

À l’issue de ces durées, les données personnelles sont supprimées.

VI- Sécurité des Données Personnelles

Vos données sont conservées à l’intérieur de l’Union Européenne. Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre toute perte, accès non autorisé, divulgation, altération ou destruction.

VII. Vos Droits concernant la Protection des Données Personnelles

1. Droits des utilisateurs :

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Droit d’accès, Art. 15 du RGPD : Vous pouvez demander la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et, le cas échéant, accéder à ces données ainsi qu’aux informations relatives aux traitements.
• Droit de rectification, Art. 16 du RGPD : Vous pouvez demander la correction de vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes.
• Droit à l’effacement, Art. 17 du RGPD : Vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles sans retard excessif dans certaines circonstances, notamment si elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou si vous retirez votre consentement.
• Droit à la limitation du traitement, Art. 18 du RGPD : Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans certaines conditions, par exemple si vous contestez l’exactitude des données.
• Droit à la portabilité des données, Art. 20 du RGPD : Vous pouvez demander à recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable de traitement.
• Droit d’opposition, Art. 21 du RGPD : Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles dans certaines conditions, y compris en cas de profilage.
• Droit de retirer votre consentement : Lorsque le traitement de vos données personnelles repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela n’affecte la licéité des traitements effectués avant ce retrait.
• Droit de déposer une réclamation : Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, à savoir en France, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

2. Exercice de vos droits :
   • Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter :
     • Par courriel à l’adresse suivante : à rgdp@halgant.fr
     • Par courrier à l’adresse postale suivante : HALGANT Education & Technology, Service protection des Données, 8 rue Jules Méline 51430 Bezannes
   • À réception de votre demande, nous accuserons réception et procéderons à une vérification de votre identité. Nous nous efforcerons de donner suite à votre demande dans un délai raisonnable et, en tout état de cause, dans les délais fixés par la loi. En cas de demande manifestement infondée ou excessive, notamment en raison de leur caractère répétitif, nous nous réservons le droit de refuser de donner suite à ces demandes.
3. Réclamations et oppositions :

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de la CNIL. Nous pouvons également utiliser vos coordonnées pour vous contacter et vous proposer des offres de formation, en conformité avec la législation en vigueur. Vous pouvez vous opposer à ces sollicitations à tout moment en nous contactant via les canaux précités.

4. Engagements des sous-traitants :

Nous demandons à nos sous-traitants, le cas échéant, de mettre en œuvre et de maintenir des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin que les traitements qu’ils effectuent pour notre compte répondent également aux exigences du RGPD et garantissent la protection des droits des personnes concernées.

VIII. Transferts Internationaux de Données

HALGANT Education & Technology conserve les données personnelles principalement à l’intérieur de l’Union Européenne. Si un transfert de données vers un pays tiers devait être effectué, nous nous engageons à nous assurer que le pays de destination présente un niveau de protection adéquat des données personnelles, conforme aux exigences du RGPD.

Les mesures de protection incluront :

• La mise en place de Clauses Contractuelles Types (CCT) approuvées par la Commission Européenne.
• Des décisions d’adéquation par la Commission Européenne pour les pays reconnus comme offrant un niveau de protection adéquat.
• Toute autre mesure technique, organisationnelle ou contractuelle appropriée nécessaire pour garantir la sécurité des données transférées.

IX- Violation des Données Personnelles

En cas de violation des données personnelles, HALGANT Education & Technology informera dans les plus brefs délais les personnes concernées ainsi que les autorités compétentes. La procédure suivie sera la suivante :

1. Identification de la violation, des données concernées, et des causes de la violation.
2. Mise en place de mesures correctives immédiates pour limiter les impacts de la violation.
3. Notification de la violation à la CNIL dans les 72 heures suivant la découverte de la violation, en fournissant toutes les informations pertinentes (nature de la violation, catégories et nombre approximatif de personnes concernées et de dossiers de données concernés, conséquences probables de la violation, mesures prises pour remédier à la violation et atténuer les éventuels effets négatifs).
4. Notification aux personnes concernées si la violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour leurs droits et libertés.
5. Réalisation d’un audit interne pour améliorer nos processus et prévenir toute récurrence.

X- Modifications de la Politique de Protection des Données

Nous pouvons mettre à jour cette politique de protection des données à tout moment. En cas de modification significative, nous vous en informerons par courriel ou par le biais d’un avertissement sur notre site internet. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page pour rester informé de nos pratiques en matière de protection des données.

Date de dernière mise à jour : 19/04/2024

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Contact :

Pour toute question ou demande d’information complémentaire concernant notre politique de protection des données personnelles, veuillez contacter notre délégué à la protection des données à l’adresse suivante :

• Courriel : rgdp@halgant.fr
• Adresse postale : HALGANT Education & Technology, Service protection des Données, 8 rue Jules Méline 51430 Bezannes

Autorité de Contrôle :

Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)

• Site web : www.cnil.fr
• Téléphone : +33 (0)1 53 73 22 22
• Adresse : 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07